Cas concret
Dans Microsoft 365, chaque personne dispose de son propre espace de stockage, OneDrive. Avec le temps, des devis, des contrats ou des dossiers de la structure finissent souvent dans cet espace personnel plutôt que dans un dossier partagé. Tant que la personne est là, personne ne s'en aperçoit. Le jour où elle part, la question se pose : comment récupérer ces documents, et en combien de temps ?
Par défaut, l'espace personnel d'un compte supprimé n'est conservé que 30 jours. Passé ce délai, il est détruit définitivement, sans aucun recours, même auprès de Microsoft.
Le premier geste n'est donc pas de chercher les documents : c'est d'allonger cette durée de conservation. Elle peut être portée jusqu'à 3650 jours, soit dix ans. Et ce réglage s'applique aussi aux espaces déjà en attente de destruction : il rattrape ce qui était en train d'être perdu.
Si un compte a été supprimé récemment dans votre structure, c'est la seule démarche qui ne peut pas attendre.
Un administrateur peut se donner accès à l'espace de la personne directement depuis la console d'administration, sans connaître son mot de passe. L'opération est enregistrée dans les journaux : on sait qui a accédé à quoi, et quand.
La fiche de la personne disparaît de la console, et avec elle le bouton qui donnait accès à son espace. Il faut alors passer par un outil technique de Microsoft, PowerShell, pour s'attribuer les droits sur cet espace. Et le compte à rebours des 30 jours a déjà commencé.
Il arrive qu'un document ait été partagé par un lien ouvert à tous : n'importe qui possédant ce lien peut l'ouvrir, sans se connecter.
En déplaçant un tel fichier d'un OneDrive vers un espace partagé SharePoint, j'ai constaté sur un environnement de test que ce lien suit le fichier. Le document arrive dans un espace privé, réservé à quelques personnes, et la console indique qu'aucun lien de partage n'existe. Pourtant, le lien fonctionne toujours et ouvre le document sans aucune identification. Je l'ai vérifié trois fois, dont une depuis un téléphone en données mobiles, hors du réseau de l'entreprise.
Conséquence : une fois le fichier déplacé, ce lien devient invisible depuis la console, donc impossible à repérer et à supprimer par ce biais. Les partages se recensent et se nettoient avant de déplacer les documents, jamais après.
La récupération des documents d'un ancien collaborateur est une mission complète, dont l'allongement de la durée de conservation est la toute première étape : il est inclus, et fait en priorité, avant toute autre manipulation.
Le prix dépend du volume de documents et du nombre de partages à traiter. Il fait l'objet d'un devis fixe, établi par écrit avant toute intervention. Si le compte a été supprimé et que le délai presse, le tarif Urgence s'applique : + 50 %, prise en charge prioritaire, jours ouvrés, selon disponibilité.
Décrivez la situation par écrit : date du départ, compte encore actif ou supprimé, et ce que vous cherchez à récupérer. Je vous réponds avec les prochaines étapes et un devis fixe.
Décrire ma situationLes constats de cette page ont été vérifiés sur un environnement Microsoft 365 de démonstration. Aucune donnée de client n'est concernée.
